Die Personalakte gibt Auskunft über den innerbetrieblichen Werdegang eines jeden Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin.
Angefangen von den Bewerbungsunterlagen bis hin zu den sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen wird hier alles gesammelt, was der Arbeitgeber benötigt, um sein Personalbüro verwalten zu können.
Weder Form noch Inhalt sind gesetzlich geregelt, sieht man einmal von der Vorschrift im Bundesbeamtengesetz ab. Hier hat der Bund für die Beamten genaue Regelungen im § 90 getroffen:
„ § 90
(1) Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.(2) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.
(3) 1Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. 2Zugang zu entscheidungsrelevanten Teilen der Personalakte haben auch Gleichstellungsbeauftragte, soweit dies zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
(4) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen vom 1. Januar 1994 an der Genehmigung durch die zuständige oberste Dienstbehörde.“
Gleichwohl hat sich im Laufe der Zeit die Anforderung herauskristallisiert, dass der Inhalt der Personalakten wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang im Arbeitsverhältnis Aufschluss geben soll.
Aus diesem Grunde ist unter dem Begriff der Personalakte die Sammlung aller Unterlagen und Schriftstücke, die sich mit der Person eines bestimmten Arbeitnehmers und der Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses befassen, zu verstehen.
Der Mitarbeiter hat das Recht zu wissen, welche Daten der Arbeitgeber über ihn gesammelt und zur Akte zusammengeführt hat. Aus diesem Grunde steht ihm das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen zu. Diese Einsichtnahme kann auch in Begleitung einer betriebsfremden Person geschehen. Der Anspruch auf die gemeinsam mit dem Betriebsrat vorzunehmende Akteneinsicht ist in den §§ 82, 83 BetrVG geregelt.
Bei der Aufbewahrung hat der Arbeitgeber die entsprechenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten.
Nachdem nun ein Anspruch auf Einsicht in die vollständige Personalakte besteht, stand nun das Bundesarbeitsgericht vor der Frage, ob darüber hinaus ein Anspruch dafür besteht, dass der Arbeitgeber die Aktenseiten durchnummerieren muss.
Die hier durchaus berechtigte Frage war die, ob dem Arbeitnehmer bei der Akteneinsicht tatsächlich die vollständige Akte vorgelegen hat oder ob beispielsweise Seiten entfernt oder später hinzugefügt worden sind.
Herr A arbeitet seit 1991 bei der Sparkasse in S beschäftigt. Im März 2004 nahm er Einsicht in seine Personalakte. Hierbei musste er feststellen, dass die darin enthaltenen Unterlagen nicht mit Seitenzahlen versehen waren.
Mit seiner Klage verlangt er die nachträgliche und zukünftige Paginierung seiner Personalakte. Der Arbeitgeber sollte demzufolge verpflichtet werden, die Seiten in der Akte von vorne bis hinten zu nummerieren und neu hinzukommende Seiten entsprechend fortlaufend weiter zu beziffern.
Der 9. Senat des Bundesarbeitsgerichts hat die hierauf gerichtete Klage des Herrn A jetzt wie die Vorinstanzen abgewiesen.
Nachdem es keine Regelungen darüber gibt, wie die Akten zu führen sind, entscheidet der Arbeitgeber allein über die Art und Weise seiner Aktenführung.
Das Bundesarbeitsgericht konnte daher keine Anspruchsgrundlage für den geltend gemachten Anspruch auf Paginierung finden. Eine solche Anspruchsgrundlage gibt es nach der Auffassung des Bundesarbeitsgerichtes nicht.
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. Oktober 2007 – 9 AZR 110/07 -
Vorinstanz: Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt, Urteil vom 15. Juni 2006 – 10 Sa 665/05 -
